機材整理 打ち合わせ
2026年10月6日（火）20:00〜 オンライン ／ 目標＝11月末に整理を終えるための段取りを決める
進め方（60分）
| 時間 | 議題 | この会でのゴール |
|---|---|---|
| 10分 | 0. いまの状況 | 数字と現地の実感を合わせる |
| 15分 | 1. 11月末までの日程 | 作業日・人数・ラベル追加を数字で決める |
| 15分 | 2. 最終の整理・不要物の処理 | 承認する人・費用を出す人・処分の手配担当を決める |
| 5分 | 3. 配置図 | 図を出す人と期限 |
| 各3分 | 4. マニュアル配布／5. 電材／6. レンタル料／7. 机・備品への拡張／8. 予約システム | 「誰が・いつまでに案を出すか」だけ決める |
1と2が決まらないと、ほかの日付がすべて動きます。時間が足りなければ4〜8は次回に回します。
各議題のメモ欄はこの端末に自動保存され、最後に「議事メモをコピー」でまとめて取り出せます。
0. いまの状況10/1 01:30 時点・台帳の実測
台帳に載った機材
（箱に入った機材255台）
（445台の38%）
「機種不明」
「確認済み」にした数
台帳に入った日
台帳に新しく入った日と台数
| 日 | 8/9 | 8/15 | 8/16 | 9/6 | 9/10 | 9/24 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 台数 | 216 | 26 | 14 | 29 | 38 | 18 |
8/9の一斉作業のあとは、平均して週に約20台のペースです。当初の見立て（現物1,000〜2,000点）のとおりなら残りは555台以上で、いまのペースでは半年以上かかります。11月末に間に合わせるには、8/9のような一斉作業日があと2〜3回必要です。
最初に確認したいこと
1. 11月末までの日程15分
この場で数字と名前を入れる（後回しにしない）
| 決めること | 決定 |
|---|---|
| 一斉作業日①の日付と人数（候補：10/17〜18） | |
| 一斉作業日②の日付と人数（候補：10/31〜11/3） | |
| 一斉作業日③の日付と人数（候補：11/21〜23） | |
| 人を集める呼びかけの担当 | |
| 機材ラベルの追加枚数と、届けてほしい日 印刷済みは910枚、残りは最大465枚（貼っただけで未撮影の分があればもっと少ない）。残りの現物がこれより多ければ足りない。印刷は番号を出す1か所（横浜）で行い、郵送する | |
| 機種名の確認をする人と、週に何台見るか 綴が写真から読んで候補を出す→現地が合っているか見て「確認済み」にする。いま確認済みは0台 | |
| 11月下旬の行事（学園祭など）で、人や機材が出払う日 |
逆算のたたき台（日付は上の決定に合わせて直す）
| いつ | やること | 主に動く人 |
|---|---|---|
| 〜10/12 | 追加ラベルを印刷して発送 | 横浜 |
| 作業日① | ラベル貼りと撮影（ここで台帳700台が目安） | 現地 |
| 毎週 | 機種名を入れる・確認する。進み具合を数字で共有 | 綴＋現地 |
| 作業日② | ラベル貼りの残り。要る／直す／グレーに分ける | 現地 |
| 〜11/8 | グレーの一覧を承認。処分の予約を入れる。棚札の試し撮り（10点ほど） | 承認する人・現地 |
| 作業日③ | 不要物を出す。機材を戻し、棚札を貼り、置き場所を撮る | 現地＋綴 |
| 11/30（月） | マニュアル掲示。完了の確認 | 全員 |
「終わった」の定義（案）
上の2つを最低ラインとし、下の3つは間に合わなければ12月に回す、という線でよいか。
2. 最終の整理・いる／いらないの判断・不要物の処理15分
7月に決めたこと
- 分け先は3つ：要る／直す／グレー（迷ったらここ）。その場で捨てない。
- グレーの物は、責任者の承認を経てから処分する。
- グレー置き場の上限は映画部の追加スペースの半分。いっぱいになったら分ける作業を止め、経験者が先に選別する。
- 最初の100点でグレーが40%を超えたら、分け方を見直す。
決めること
3. 配置図5分
7月の案区画＝映画部／増築部／照明部屋／音響部屋／追加スペース、棚＝グレー棚ほか。
仕組みは試作まで棚に「棚札QR」を貼り、棚札→機材ラベルの順に撮るだけで、台帳に置き場所が入るようにする。試作はあるが、いまの写真の取り込みにはまだつながっていない（綴が作業日③までにつなぐ）。本番の前に10点ほどで試し撮りをしたい。
決めること
4. 使う人へのマニュアル配布3分
すでにある物借りる人向け・機材担当向けの2ページを公開済み（機材ラベルのQRを読んだページの下「マニュアル」から開ける）。
7月に決めたことラミネートして掲示＋QRページ。連絡先はメーリングリスト。
5. 場所をとるが、高価で必要な電材3分
判断には一覧が要ります：何が・何点・どのくらいの大きさで・年に何回使い・買い直すといくらか。
| 道（案） | 良い点 | 困る点 |
|---|---|---|
| A 倉庫に専用の区画を作って残す | すぐ使える・費用なし | 場所が減らない |
| B 外の保管場所（コンテナ等）へ移す | 倉庫が空く | 毎月の費用・運ぶ手間 |
| C よく使う団体に預ける（取り決めを文書に） | 費用なし・使う人の近く | 管理が届きにくい |
| D 一部を手放し、必要な時だけ借りる | 場所も管理も減る | 使うたびに費用 |
6. レンタル料3分
7月に決めたこと単価は決めるが、公開はしない。
決める中身：料金の形（1日いくら／セット）、相手による区分（学内・学外・営利）、壊した時の負担、請求と受け取りの流れ。
7. 管理の対象を、西部講堂の机・備品に広げたい3分
仕組みの面台帳・ラベル・QRページの考え方は同じものを使える。ただし備品用の番号を足すには仕組み側の手直しが要る（規模は対象が決まってから綴が見積もる）。
決める中身：どこまで入れるか（机・椅子・平台・暗幕・脚立…）、1つずつ貼るか種類と数だけか、予約フォームに載せるか、管理の責任者はどちらか（機材グループ／講堂の運営側）。
8. 予約システムのアップデート・バグ修正3分
現地で困っていること（ここに集めたい）
綴の側で分かっている残り
- 持ち出しは記録できるが、返却を記録する導線がない
- 同じ機種がメーカー名の書き方違いで別物に見える（13組）→ 名前をそろえる
役割分担（案）
| 人がやること（現地） | AI（綴）がやること |
|---|---|
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|
承認（捨てる・料金・費用）は人が決めます。AIは材料を出すところまで。
守ること・確かめること
次にやること
| やること | 担当 | 期限 |
|---|
次回の打ち合わせ：